Effizienteres Onboarding von IT-Freelancern: Wie Handover AI Unternehmen Zeit und Ressourcen spart

 

Die Zusammenarbeit mit qualifizierten IT-Freelancern lohnt sich für Unternehmen: Freiberufler bringen spezialisiertes Fachwissen mit und sind oft schneller verfügbar als festangestellte Kandidaten. Doch das Onboarding bei neuen Projekten nimmt oft mehr Zeit in Anspruch als geplant.  

 

Genau hier setzt Valentin Frossard mit seinem Team an: Sie entwickeln eine KI-Lösung, die das Onboarding und den Wissenstransfer bei IT-Freelancern effizienter gestaltet. Im Interview verrät er, welchen Mehrwert dies für Unternehmen und Freelancer bietet und warum Onboarding branchenübergreifend so wichtig ist.

Valentin Frossard hat Informatik, Elektrotechnik und Biomedical Engineering sowie Entrepreneurship and Innovation studiert. Nach Projekten im Silicon Valley, in der IT-Security-Forschung und im Bereich IT-Beratung ist er seit einigen Jahren IT-Freelancer und spezialisiert auf die Themen KI, Machine Learning, Data Science und IT Security. Die Herausforderung, das Onboarding von Externen so effizient wie möglich zu gestalten, begleitet ihn schon seit dem Anfang seiner Karriere – entsprechend arbeitet er aktuell mit zwei Co-Foundern an einem KI-Tool, das Unternehmen den gesamten Prozess erleichtern soll.

 

Valentin, warum ist Onboarding so ein zentrales Thema?

Ich habe in verschiedenen IT-Bereichen gearbeitet – Beratung, Forschung, Start-ups – und beobachte schon lange, dass Projektdokumentation und -übergaben oft sehr zeitaufwendig sind. Das Onboarding wird bei der Planung von IT-Projekten mit Freelancern oft vernachlässigt. Dabei ist es gerade in der Zusammenarbeit mit Freiberuflern extrem wichtig, effiziente Prozesse zu etablieren.

  

Warum ist das besonders im IT-Freelancing relevant?

Ein IT-Freelancer startet oft ein neues Projekt bei einem neuen Kunden und hat in den meisten Fällen wenig bis keinen Kontext, was bisher im Projekt passiert ist. Abhängig davon, wie lange das Projekt schon läuft, kann die Einarbeitung mehrere Wochen oder sogar noch länger dauern. In dieser Zeit sind Freelancer nicht wirklich produktiv und beanspruchen oft die Kapazitäten festangestellter Teammitglieder, die Fragen beantworten und Hintergründe erklären müssen. Je länger das Projekt oder Thema im Unternehmen besteht, desto länger dauert in der Regel die Einarbeitung.

  

Das heißt, es geht wertvolle Zeit verloren.

Richtig – und es verursacht höhere Kosten für den Kunden. Besonders kompliziert wird es, wenn die ursprünglichen Entwickler:innen nicht mehr verfügbar sind. Fehlen dann hilfreiche Details in der Dokumentation, bleibt den Freelancern oft nichts anderes übrig, als den Code genau zu analysieren. Um ihre Arbeit gut zu machen, müssen sie nachvollziehen, warum der Code so und nicht anders geschrieben wurde.

IT-Projekte mit Freelancern sind allerdings immer zeitlich begrenzt. Der Einarbeitungsaufwand, der ohne Dokumentation oft bis zu einem Drittel der Zeit beansprucht, ist dabei nicht einkalkuliert. Im schlimmsten Fall reicht die Zeit nicht mehr aus, um die eigentliche Arbeitsleistung zu erbringen. Das führt zu unnötigen Diskussionen über Budget und Zeitplan – frustrierend für beide Seiten, das Unternehmen und den Freelancer.

 

Gibt es noch weitere Aspekte, die Unternehmen beim Thema Onboarding von Freelancern bedenken sollten?

Unternehmen sollten neben Zeit- und Kostenersparnis auch den Wissenstransfer im Blick haben: Ohne ordentliche Dokumentation geht wertvolles Wissen verloren, wenn Freelancer nach Projektende weiterziehen. Beim nächsten Projekt steht man dann wieder vor denselben Herausforderungen. Gute Freelancer liefern durchdachte Lösungen – und wenn sie zusätzlich noch Kapazitäten oder eine technische Lösung für eine umfassende Übergabedokumentation haben, profitieren Unternehmen langfristig umso mehr.

 

Ist das der Ansatzpunkt eures KI-Tools Handover AI?

Ja, einer davon: Mit Handover AI konzentrieren wir uns derzeit vor allem auf das Onboarding und die Projektübergabe. Dabei geht es darum, genau die Probleme zu lösen, die ich gerade beschrieben habe. Wir unterstützen Projektneuzugänge dadurch, A: Wissen schneller zu finden und B: Wissensstände mittels generativer KI im lesbaren Format aufzubereiten.

Wir gehen davon aus, dass Unternehmen künftig etwa die Hälfte der Zeit beim Onboarding von Freelancern einsparen werden.

Langfristig kann Handover AI noch viel mehr: Es ermöglicht, das gesamte interne Wissen eines Unternehmens in ein leicht zugängliches, strukturiertes und KI-gestütztes Wissenssystem zu integrieren, zum Beispiel als Teil des ERP-Systems. Unsere Vision ist es, Wissenssilos zu durchbrechen.  

 

Der Ansatz einer Wissensdatenbank erinnert an ein Intranet. Vor allem große Unternehmen binden in ihre ja auch zunehmend KI-Tools ein. Was macht Handover AI anders – oder sogar besser?

Der Unterschied zu einem klassischen Intranet liegt in der Pflege. Ein Intranet muss manuell aktuell gehalten werden: Verantwortliche müssen wissen, dass es eine bestimmte Richtlinie gibt, wo sie liegt und die Updates einpflegen. Mit Handover AI passiert das automatisch. Die KI erkennt, wenn sich inhaltlich etwas an der Richtlinie ändert, und fragt aktiv bei den zuständigen Mitarbeitenden nach, welche Version die richtige ist. So holt sie sich die „Ground Truth“ und gibt bei einer Suchanfrage nur die aktuelle Information weiter.

Handover AI ist außerdem extrem flexibel und passt sich den bestehenden Unternehmensprozessen an. Andere Tools nutzen oft vordefinierte Masken, in die Daten und Prozesse eingepflegt werden müssen. Handover AI hingegen integriert sich in die Abläufe und agiert wie ein mitdenkender Assistent.

 

Wie funktioniert das genau?

Handover AI wird langfristig in das IT-System des Unternehmens integriert, also dort, wo die wesentlichen Informationen liegen, wie Salesforce, ERP oder Sharepoint. Das Tool zieht relevante Daten aus diesen Systemen, strukturiert sie, erkennt Wissenslücken oder Ungereimtheiten und stellt basierend darauf automatisch Rückfragen an die Verantwortlichen. So passt sich Handover AI den bestehenden Arbeitsweisen des Unternehmens an, ohne dass viele Prozesse geändert werden müssen.

Zum Thema Datenschutz: Unsere Server stehen in Europa, darüber müssen Sie sich keine Sorgen machen. Der einzige zusätzliche Prozess besteht darin, die Rückfragen von Handover AI zu beantworten. Wie das genau ablaufen wird, ist noch offen. Wir überlegen, eine Website für alle Endgeräte bereitzustellen, über die Text- und Sprachnachrichten oder Dokumente als Antworten hochgeladen werden können.

 

Das klingt spannend. Wann ist Handover AI denn verfügbar?

Eine erste Basisversion werden wir voraussichtliche Anfang 2025 veröffentlichen. Mit dieser können Unternehmen Themen anlegen, Rückfragen stellen, die Antworten darauf erfassen und daraus Onboarding-Guides generieren. Zusätzlich wird auch ein interaktiver Chat verfügbar sein. Diese Version wird über ein monatliches Nutzerlizenz-Abonnement angeboten.

 

Zusätzlich entwickeln wir auch eine Enterprise-Version, z. B. für Kunden, deren Daten das Unternehmen nicht verlassen dürfen. In solchen Fällen wird es die Möglichkeit geben, Handover AI direkt auf der IT-Infrastruktur des Kunden zu installieren.

 

Vielen Dank für das Gespräch, Valentin!

Möchten Sie Handover AI mitgestalten? Valentin Frossard und sein Entwicklungs-Team suchen aktuell Unternehmen, die am International Development Programm für das KI-Tool teilnehmen und regelmäßig Feedback geben möchten. Dafür können sie Handover AI kostenfrei testen. Bei Interesse melden Sie sich bitte bei team@frossard.co.

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