Excel-Overload adé: Wie KI Finanzteams entlastet – Ein Interview über die Zukunft der Finanzführung

Spreadsheets sind seit Jahrzehnten das Rückgrat vieler Finanzabteilungen. Sie sind flexibel und schnell einsetzbar – doch mittlerweile oft völlig überlastet. Mit wachsender Datenmenge, steigenden Anforderungen an Forecasts und immer kürzeren Entscheidungszyklen, stoßen Excel-basierte Prozesse zunehmend an ihre Grenzen.

Im Gespräch mit Clemens über moderne Finanzführung und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) beleuchten wir, warum der klassische Spreadsheet-Ansatz nicht mehr ausreicht – und wie Unternehmen den Schritt in eine neue Ära der Finanzsteuerung gehen können.

Zu Gast: Clemens Wessendorff
Co-Founder & CEO, ARC Intelligence

​Clemens ist Mitgründer und Geschäftsführer von ARC Intelligence und treibt das Unternehmen mit klarem Fokus auf kommerzielle Strategie voran. Er unterstützt mittelständische Unternehmen dabei, finanzielle und operative Entscheidungsprozesse durch den gezielten Einsatz von Daten und KI grundlegend zu verändern – weg vom Bauchgefühl, hin zu messbarer Wirkung.

 

Viele Finanzteams kämpfen mit einer wachsenden Anzahl an Excel-Dateien. Was steckt aus deiner Sicht hinter dem sogenannten „Spreadsheet-Overload“?

Spreadsheet-Overload entsteht meist schleichend. Anfangs wird Excel genutzt, um einzelne Analysen oder Reports zu erstellen – was auch völlig sinnvoll ist. Mit der Zeit kommen jedoch immer mehr Dateien hinzu:

• Forecast-Sheets für verschiedene Abteilungen
• Budgetplanungen in separaten Versionen
• Monatsabschlüsse mit komplexen Verknüpfungen
• individuelle Auswertungen für Management und Fachbereiche

 

Das Ergebnis ist ein Flickenteppich aus Tabellen, die oft manuell gepflegt, kopiert und zusammengeführt werden müssen.

Das Problem dabei ist weniger Excel selbst – sondern die Tatsache, dass es als zentrales Steuerungsinstrument für hochkomplexe Finanzprozesse genutzt wird. Je größer das Unternehmen und je dynamischer das Geschäft wird, desto schwerer wird es, den Überblick zu behalten.

 

Finanzteams verbringen dann einen Großteil ihrer Zeit mit:

• Daten sammeln
• Daten abstimmen
• Fehlersuche
• Versionen vergleichen

Statt sich mit strategischen Fragen zu beschäftigen.

 

Welche konkreten Risiken bringt dieser Overload mit sich?

Die Risiken sind vielfältig und werden häufig unterschätzt.

• Fehleranfälligkeit
  - Schon kleine Tippfehler oder falsch gesetzte Formeln können große Auswirkungen haben. In komplexen Modellen mit tausenden Zellen bleiben Fehler oft lange unentdeckt – und fließen direkt wichtige in Managemententscheidungen ein.
• Intransparenz
  - Oft weiß niemand mehr genau:
       > Welche Datei ist die aktuellste Version?
       > Welche Annahmen stecken hinter bestimmten Zahlen?
       > Woher stammen die Daten ursprünglich?
  - Das erschwert nicht nur Audits, sondern auch die Zusammenarbeit im Team.
• Zeitverlust
  Viele Finanzabteilungen investieren 60–80 % ihrer Arbeitszeit allein in Datenaufbereitung. Das ist enorm und verhindert, dass Finance seine Rolle als strategischer Partner wirklich ausfüllen kann.
• Eingeschränkte Skalierbarkeit
  Wenn neue Geschäftsbereiche, Länder oder Produkte hinzukommen, explodiert die Komplexität der Excel-Landschaft förmlich.
  Kurz gesagt: Spreadsheets sind ein gutes Werkzeug – aber kein nachhaltiges System für moderne Finanzsteuerung.

 

Wo setzt KI an, um diese Probleme konkret zu lösen?

KI greift genau dort ein, wo heute der größte manuelle Aufwand entsteht.

Automatisierte Datenintegration
Statt Zahlen aus verschiedenen Systemen manuell zu exportieren und zusammenzuführen, kann KI Daten direkt aus ERP-Systemen, CRM-Tools oder Buchhaltungslösungen konsolidieren – in Echtzeit.
Intelligente Plausibilitätschecks
KI erkennt Muster und Abweichungen. Wenn Umsätze plötzlich stark vom Forecast abweichen oder Kosten ungewöhnlich steigen, wird das automatisch markiert. Teams können so umgehend reagieren.
Automatisiertes Reporting
Standardberichte lassen sich automatisch erstellen und aktualisieren. Finance muss nicht mehr jede Woche dieselben Auswertungen bauen, sondern kann sich auf die Interpretation konzentrieren.
Forecasting und Szenarien
KI-Modelle können alte Daten analysieren und Prognosen erstellen, die sich laufend an neue Informationen anpassen. Zusätzlich lassen sich What-If-Szenarien in Sekunden berechnen – etwa:

• Was passiert bei einem Umsatzrückgang von 10 %?
• Wie wirkt sich eine Preiserhöhung auf den Cashflow aus?

Das wäre manuell kaum effizient möglich.

 

Bedeutet das das Ende von Excel?

Nein – Excel wird nicht verschwinden. Aber seine Rolle verändert sich. Excel bleibt ein hervorragendes Tool für:

• Ad-hoc-Analysen
• schnelle Berechnungen
• individuelle Auswertungen

 

Was sich jedoch ändert, ist die Abhängigkeit davon als zentrales Steuerungssystem. Die Zukunft liegt in integrierten Plattformen, die:

• Daten automatisiert zusammenführen
• Governance und Versionierung sicherstellen
• KI-gestützte Analysen ermöglichen

Excel wird eher zur Ergänzung – nicht mehr zum Herzstück der Finanzprozesse.

 

Welche Veränderungen erleben Finanzteams, wenn sie auf KI-gestützte Lösungen umsteigen?

Der größte Unterschied ist der Fokuswechsel. Statt sich mit operativen Tätigkeiten aufzuhalten, können sich Teams verstärkt auf:

• Performance-Analysen
• strategische Planung
• Business-Partnering
• Entscheidungsunterstützung

konzentrieren.

 

Viele berichten, dass:

• Monatsabschlüsse deutlich schneller fertig werden
• Forecasts präziser werden
• Managemententscheidungen fundierter getroffen werden

Finance wird damit vom „Zahlenlieferanten“ zum echten, strategischen Sparringspartner der Geschäftsführung.

 

Welche Rolle spielt der menschliche Faktor bei dieser Transformation?

Eine sehr große. Technologie allein reicht nicht aus. Erfolgreiche Unternehmen investieren parallel in:

• Schulungen für neue Tools
• ein Umdenken in Prozessen
• eine offene Fehler- und Lernkultur

 

Mitarbeiter müssen verstehen, dass KI kein Ersatz ist – eher ein unterstützendes Werkzeug.

Wer weiterhin versucht, alte Excel-Prozesse einfach nur zu digitalisieren, wird wenig Mehrwert erzielen. Der Schlüssel liegt darin, Prozesse neu zu denken.

 

Fazit

Spreadsheet-Overload ist ein Symptom einer Finanzwelt, die mit steigender Komplexität kämpft.

Künstliche Intelligenz bietet die Möglichkeit, Routinearbeiten zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und Finanzteams wieder Zeit für strategische Aufgaben zu verschaffen.

Der Weg zur modernen Finanzführung bedeutet nicht, Excel komplett hinter sich zu lassen – sondern es sinnvoll in ein intelligentes, integriertes System einzubetten.

Unternehmen, die diesen Schritt früh genug gehen, verschaffen sich nicht nur Effizienzgewinne, sondern auch einen klaren Wettbewerbsvorteil.