Intern oder extern? Teil 1: Bei diesen Projekten lohnt sich der Einsatz von IT-Freelancern

 

Bei der Planung neuer IT- und Digitalisierungsprojekte stellt sich für Verantwortliche in Unternehmen oft die Frage: Sollen wir dafür die Unterstützung von externen Expert:innen an Bord holen oder das Projekt doch besser intern umsetzen? 

Die Antwort auf die Frage hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab: Worum geht es in dem Projekt? Wie sieht der Zeitplan aus? Welches Budget steht zur Verfügung? Welches Know-how ist erforderlich – und ist es intern überhaupt verfügbar? Ist es möglich, remote zu arbeiten? Ist der Zugriff auf unternehmensinterne, sensible Informationen und Systeme notwendig? 

 

Welche Projekte sich gut intern umsetzen lassen und für welche sich Unternehmen besser IT-Freelancer an Bord holen – und warum – erfahren Sie in diesem Artikel. 

 

Grundlegend, langfristig, vertraulich: Aufgaben für Festangestellte 

Festangestellte IT-Fachkräfte sorgen für Kontinuität im Unternehmen. Entsprechend sinnvoll ist es, ihnen besonders sensible Projekte oder wiederkehrende Aufgaben zu übertragen. 

 

Kernkompetenzen 

Weil sie ein wichtiger Faktor für die Kontinuität im Unternehmen sind, sollten festangestellte IT-Fachkräfte bestehende IT-Prozesse und Systeme verstehen und betreuen können. Das bedeutet, dass Projekte und Aufgaben, die mit diesen und anderen Kernkompetenzen zu tun haben, intern gut aufgehoben sind. 

 

Langfristige und fortlaufende Aufgaben 

Gleiches gilt für langfristige, wiederkehrende oder fortlaufende Aufgaben und Projekte wie die Wartung von Systemen oder kontinuierliche Softwareentwicklung. Solche Aufgaben sind nie vollständig abgeschlossen und erfordern grundlegendes Wissen über Unternehmensprozesse sowie eine langfristige Verfügbarkeit. Dementsprechend werden sie in der Regel intern umgesetzt. 

 

Umgang mit vertraulichen Daten 

Spielen sensible, unternehmensinterne Informationen eine Rolle – beispielsweise Algorithmen oder Kundendaten – werden Projekte oft eher intern umgesetzt. Das hat in der Regel nichts mit einem generellen Misstrauen Freiberufler:innen gegenüber zu tun. Aber Unternehmen sind für die Sicherheit der Daten verantwortlich und je nach Bereich und Gesetzeslage auch ihren Kunden und Stakeholdern gegenüber Rechenschaft schuldig. Bleiben diese Daten intern, ist es einfach für die Verantwortlichen, den Datenfluss nachzuvollziehen und sich rechtlich abzusichern. 

 

Interne Abstimmung 

Ist bei bestimmten Projekten viel interne Abstimmung erforderlich, zum Beispiel mit anderen Fachabteilungen, bietet es sich ebenfalls an, es an Festangestellte zu vergeben. Diese können ihre Kolleg:innen intern besser erreichen und wissen im Zweifel eher, wen sie fragen müssen. Auch für interne IT-Probleme eignen sich Festangestellte als Ansprechpartner für ihre Kolleg:innen: Sie kennen sich gut mit den Systemen aus und sind schnell erreichbar. 

 

Spezialisiert, zeitkritisch, innovativ: Projekte für IT-Freelancer 

IT-Freelancer werden meist dann dazugeholt, wenn dem Unternehmen die nötige Expertise oder Kapazitäten intern nicht zur Verfügung stehen – oder wenn die Zeit drängt. 

 

Spezialisierte und innovative Projekte 

Am häufigsten arbeiten Unternehmen mit IT-Freelancern zusammen, weil ihnen intern die nötige Expertise fehlt. Geht es zum Beispiel um einzelne Projekte, für die spezialisiertes Fachwissen erforderlich ist – etwa in den Bereichen KI oder UI/UX – sparen Unternehmen Zeit und Geld, wenn sie sie sich temporär eine:n Expert:in an Bord holen, statt festangestellte Mitarbeitende weiterzubilden. 

 

Kurzfristige und zeitkritische Projekte 

Festangestellte Mitarbeitende haben in der Regel feste Aufgaben und sind entsprechend ausgelastet. Kommen kurzfristig wichtige Projekte hinzu, fehlen Unternehmen oft die nötigen internen Kapazitäten, um sie fristgerecht umzusetzen. Müssen beispielsweise die Anforderungen eines neuen Gesetzes zu einem bestimmten Zeitpunkt umgesetzt werden, ist es sinnvoll, das Projekt an qualifizierte externe IT-Expert:innen zu vergeben. Sie bringen nicht nur Spezialwissen mit, sondern sind oft auch kurzfristig verfügbar, sodass interne Kapazitäten nicht umverteilt werden müssen. 

 

Klar abgegrenzte Projekte 

Für die Zusammenarbeit mit IT-Freelancern eignen sich vor allem Projekte, die sich klar abgrenzen lassen: die Entwicklung spezifischer Software-Module, die Migration von Altsystemen oder die Implementierung von neuen Tools und Technologien. Diese sind zeitlich und inhaltlich begrenzt und lassen sich nach erfolgreichem Abschluss mit der entsprechenden Dokumentation an das interne Team übergeben. Das übernimmt dann langfristigere Aufgaben wie die Wartung. 

 

IT-Freelancer oder Festangestellte? Die Mischung macht’s 

Die Frage, ob Unternehmen bestimmte IT-Projekte besser intern umsetzen oder mit Freelancern zusammenarbeiten, lässt sich also auf Projektbasis beantworten. In der Regel sind Aufgaben wie die langfristige Betreuung von Systemen besser bei Festangestellten aufgehoben, während IT-Freelancer am besten spezialisierte, klar abgegrenzte Aufgaben übernehmen oder internen Teams als Berater zur Seite stehen können.