Intern oder extern? Teil 2: Der richtige Zeitpunkt fürs Recruiting

 

DORA, EU-KI-Verordnung, NIS-2, Barrierefreiheitsstärkungsgesetz – 2025 stehen einige neue Regelungen und Gesetzesänderungen an, die vor allem auf IT-Ebene umgesetzt werden müssen. Angesichts solcher Fristen stehen betroffene Unternehmen regelmäßig vor die Herausforderung, rechtzeitig die nötige Unterstützung an Bord zu holen – egal, ob es sich dabei einfach um zusätzliche Kapazitäten oder wichtiges Spezialwissen handelt.

 

Aber wann ist eigentlich der richtige Zeitpunkt, um für offene Stellen in der IT mit dem Recruiting anzufangen? Was müssen Unternehmen für ihre zeitliche Planung beachten, wenn sie nach IT-Expert:innen in Festanstellung suchen – und was, wenn sie das Projekt lieber mit IT-Freelancern umsetzen möchten? Vielleicht ist diese Frage andersherum sogar sinnvoller:  Inwiefern hängt die Entscheidung, ob ein Projekt intern oder extern umgesetzt wird, mit dem Zeitplan zusammen?

 

Recruiting braucht Zeit

Für die Frage, ob ein Projekt mit internen oder externen Fachkräften umgesetzt wird, ist der Zeitplan tatsächlich ein entscheidender Faktor. Der Grund: Recruiting nimmt Zeit in Anspruch, besonders in der IT. Um jedoch zu verhindern, dass der Zeitplan zu eng ist und den Verantwortlichen die Entscheidung abnimmt, ob sie nach Fachkräften in Festanstellung oder Freiberufler:innen suchen, sollten Unternehmen entsprechend vorausplanen.

Ist also absehbar, dass ein bestimmtes Projekt innerhalb der nächsten zwölf Monate abgeschlossen sein muss – beispielsweise wegen neuer gesetzlicher Vorgaben – ist es ratsam, den Recruitingprozess ohne Verzögerung anzustoßen. Welche Projektarten Unternehmen am besten mit Festangestellten und welche mit IT-Freelancern umsetzen sollten, erfahren Sie übrigens hier.

 

Der richtige Zeitpunkt, nach Fachkräften zu suchen

Wann genau der richtige Zeitpunkt ist, um mit dem Recruiting für eine bestimmte Position zu beginnen, hängt von der Art der Zusammenarbeit ab: Im Bereich Festanstellung sollten Unternehmen mit bis zu neun Monaten Vorlauf rechnen, bis sie eine offene Stelle besetzen können.

Ein Faktor ist der hart umkämpfte Arbeitsmarkt, auf dem IT-Expert:innen stark nachgefragt sind. Aber auch lange Kündigungsfristen bei Fachkräften, die den Arbeitgeber wechseln, oder komplexe interne Abstimmungsprozesse können den Recruitingprozess weiter verlangsamen.

IT-Freelancer sind in der Regel schneller verfügbar als Fachkräfte, die in Festanstellung arbeiten möchten. Doch auch hier empfiehlt es sich, zumindest einige Wochen bis Monate für Recruiting, Auswahl und Onboarding einzuplanen. Zudem sind auch IT-Freelancer am Markt stark gefragt und daher oft bereits mit aktuellen Projekten beschäftigt, die sie erst abschließen müssen.

 

Was tun bei Zeitdruck?

Der Digitalisierungsdruck in Deutschland ist auch ohne gesetzliche Umsetzungsfristen hoch. Viele Unternehmen können deshalb nicht mehrere Monate warten, um eine Stelle zu besetzen – vor allem, weil neue Mitarbeitende erst den Onboarding-Prozess durchlaufen müssen, bevor sie produktiv arbeiten können.

Was können Unternehmen also tun, wenn sie unter Zeitdruck stehen und sofort eine:n IT-Expert:in brauchen, weil ihnen Knowhow und Ressourcen für einen erfolgreichen Projektabschluss fehlen?

 

Recruiting-Prozess optimieren

Teil des Problems könnte im Recruiting-Prozess selbst liegen – ggf. ist der zu komplex und nimmt zu viel Zeit in Anspruch. So könnten Sie ihn straffen und für eine schnellere Besetzung offener Stellen oder Projekte sorgen:

 

• Positive Candidate Experience: Setzen Sie auf eine klare, transparente und schnelle Kommunikation mit den Kandidat:innen.
• Weniger Bewerbungsrunden: Statt drei separaten Interviews mit Recruiter, Fachabteilung und Geschäftsführung könnte die technische und kulturelle Einschätzung von Kandidat:innen auch in einem gemeinsamen Gespräch erfolgen.
• Schnellere Entscheidungen: Gerade qualifizierte Kandidat:innen warten nicht ewig. Wer sie von sich überzeugen will, muss sich schnell entscheiden und ein Vertragsangebot machen.

 

Interimslösungen finden

In Situationen, wo besonders schnell eine Lösung gefunden werden muss, sollten Unternehmen kreativ werden: Muss sehr kurzfristig eine Lücke geschlossen werden, ist der Fokus auf eine Festanstellung akut meist nicht zielführend. Eine mögliche Übergangslösung können aber externe Berater:innen oder Freelancer sein, die die Arbeit übernehmen, bis eine Fachkraft in Festanstellung übernehmen kann.

Externe Unterstützung

Recruiting dauert nicht nur lange, weil Kündigungsfristen und laufende Projekte eine Rolle spielen, sondern auch, weil es intern Ressourcen bindet: das Screening von Lebensläufen, eine Vorauswahl qualifizierter Kandidat:innen, Interviews, die finale Auswahl, Vertragsverhandlungen und Onboarding.

Wer diese Kapazitäten intern nicht hat, ist mit spezialisierten IT -Personaldienstleistern gut beraten. Diese haben bereits Zugriff auf einen bestehenden Talentpool, kennen sich in der Branche gut aus, können schnell passende Kandidat:innen vorschlagen und beim gesamten Recruiting-Prozess unterstützen.

 

Hybrider Ansatz bei der Stellenbesetzung

Das Recruiting von qualifizierten Fachkräften geschieht nicht über Nacht. Stehen dringende digitale Projekte an, sollten Unternehmen also entsprechend vorausplanen. Die Frage, ob sie im konkreten Fall besser jemanden in Festanstellung suchen oder mit externen IT-Expert:innen zusammenarbeiten sollten, hängt auch von der zeitlichen Planung ab.

In manchen Fällen ist die Zeit so knapp, dass es sich für Unternehmen lohnen kann, eine hybride Strategie zu fahren und auf eine Kombination von Freelancern und festangestellten Expert:innen zu setzen. Die Zusammenarbeit mit spezialisierten Personaldienstleistern unterstützt Unternehmen außerdem dabei, offene Stellen schnell zu besetzen.

 

Intern oder extern ist die eine Frage – wann Sie mit der Suche nach passenden IT-Expert:innen anfangen sollten, die andere. Die Antwort finden Sie in dem anderen Artikel unserer Reihe „Intern oder extern?“

• Teil 1: Bei diesen Projekten lohnt sich der Einsatz von IT-Freelancern