Datenschutzinformation für Freelancer und Bewerber auf Festanstellungen

– Informationen nach Artikel 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) –

Mit der Kontaktaufnahme zu uns, übermitteln Sie uns auch Ihre personenbezogenen Daten. Darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und welche Ansprüche und Rechte Ihnen gemäß der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen, möchten wir Sie nachfolgend informieren.

Personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO sind dabei alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

Wir verwenden in unserer Datenschutzinformation diverse weitere Begriffe im Sinne der DSGVO. Hierzu zählen Begriffe wie Verarbeitung, Einschränkung der Verarbeitung, Profiling, Pseudonymisierung, Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter, Empfänger, Dritter, Einwilligung, Aufsichtsbehörde und internationale Organisation. Art. 4 DSGVO können Sie entsprechende Begriffsbestimmungen für diese Begriffe entnehmen.

Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den bei und in Anspruch genommenen Leistungen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

Digital Associates GmbH

WorkRepublic Offices

Kurfürstenstraße 87

10787 Berlin

Deutschland

Telefon: +49 (0)30 208 4834 50

E-Mail: info@digitalassociates.de

In allen Angelegenheiten des Datenschutzes können Sie sich an obige Telefonnummer oder obige Adresse unter der Angabe „zu Händen des Datenschutzbeauftragten“ wenden bzw. uns unter datenschutz@digitalassociates.de kontaktieren.

2. Welche Daten verarbeiten wir zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu folgenden Zwecken und auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

Zwecke	Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Kandidaten erfolgt zur Erbringung von Vermittlungsdienstleistungen im Bereich des Recruitment. Für Freelancer suchen wir im Rahmen der Vermittlung die auf die entsprechende Qualifikation eines Kandidaten passenden Projekte. Bewerber auf Festanstellungen unterstützen wir bei der Suche nach einer passenden Position und unterstützen diese beim Bewerbungsverfahren. Dafür verarbeiten wir die jeweils notwendigen Daten eines Kandidaten, d.h. Daten zur Person (Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail), Lebenslauf, Beurteilungen und Qualifikationen. Die Daten werden an die entsprechend relevanten Auftraggeber bzw. potentiellen Arbeitgeber weitergegeben. Zusätzliche Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können auch unseren jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnommen werden.	Zur Erfüllung von vorvertraglichen und vertraglichen Pflichten, Art. 6 Abs. 1b DSGVO,
Wir verarbeiten die Daten von Freelancern auch über die eigentliche Erfüllung des Vermittlungsvertrages hinaus zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, und zwar speichern wir bei Freelancern die erhaltenen Daten auch nach einer Vermittlung, um die weitere Betreuung und die Vermittlung in weitere Projekte sicherzustellen. Bei Bewerbern auf Festanstellungen speichern wir die Daten nach einer erfolglosen Bewerbung weiter, um dem Bewerber vergleichbare Positionen anbieten zu können. Bei erfolgreicher Bewerbung speichern wir die Daten nur weiter, wenn der Bewerber eingewilligt hat.	Im Rahmen der Interessenabwägung zur Wahrung berechtigter Interessen, Art. 6 Abs. 1f DSGVO
Zudem unterliegen wir rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen. Hierbei handelt es sich insbesondere um die Erfüllung steuerrechtlicher Aufbewahrungs-, Kontroll- und Meldepflichten.	Aufgrund gesetzlicher Vorgaben, Art. 6 Abs. 1c DSGVO, oder im öffentlichen Interesse, Art. 6 Abs. 1 e DSGVO
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe von Daten an Dritte, Versand von Newslettern, Werbeansprache per Telefon, E-Mail, SMS etc.) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind vom Widerruf nicht betroffen. Der Widerruf kann insbesondere an die oben genannten Kontaktdaten oder an datenschutz@digitalassociates.de erfolgen.	Aufgrund Ihrer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1a DSGVO
Bei Bewerbern auf Festanstellungen löschen wir nach einer erfolgreichen Bewerbung dessen Lebenslauf und Daten zur beruflichen Qualifikation. Wir behalten die Kontaktdaten eines Bewerbers bei erfolgreicher Bewerbung allerdings, wenn uns der Bewerber hierfür seine Einwilligung erteilt hat.	Aufgrund Ihrer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1a DSGVO
Mit Absenden des Bewerbungsformulars an uns (per E-Mail, Formular etc.) willigen Sie in die Nutzung der von Ihnen übersendeten Unterlagen für die Vermittlung und damit Weitergabe an potentielle Auftraggeber bzw. Arbeitgeber ein. Bitte beachten Sie, dass besondere personenbezogene Daten, also insbesondere Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung, nur wenn wirklich erforderlich Bestandteil Ihrer Bewerbungsunterlagen sein sollten und Sie in diesem Fall auch in die Nutzung dieser sensiblen Daten für Vermittlungszwecke einwilligen.	Aufgrund Ihrer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1a DSGVO
Bei der Kontaktaufnahme mit uns (per Kontaktformular oder E-Mail) im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung für unser Unternehmen verarbeiten wir Ihre Daten, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dort wird dann über den weiteren Ablauf entschieden. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.	Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, § 26 BDSG und nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bei Ablehnung zur Wahrung berechtigter Interessen, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO (Abwehr von Ansprüchen), ggf. sofern erteilt Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO

3. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen und Telekommunikation. Sofern wir Auftragsverarbeiter einsetzen, um unsere Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.

Eine Weitergabe von Daten an Dritte, die nicht Auftragsverarbeiter sind, erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Nutzer an Dritte nur dann weiter, wenn dies z.B. auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO für Vertragszwecke erforderlich ist oder auf Grundlage berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO an einem wirtschaftlichen und effektiven Betrieb unseres Geschäftsbetriebes erforderlich ist oder Sie in die Datenübermittlung eingewilligt haben. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

im Rahmen der Vermittlung potenzieller Auftraggeber bzw. Arbeitgeber,
im Rahmen von Rechtstreitigkeiten: Rechtsanwälte,
im Rahmen der steuerlichen Pflichten: Steuerberater.

4. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was beispielsweise auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vermittlungsauftrags umfasst.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs oder zehn Jahre.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in gewissen Fällen bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Sollten keine Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten einschlägig sein, löschen wir Daten von Freelancern, zu denen wir keinen Kontakt haben, nach 3 Jahren. Die Daten von Bewerbern auf Festanstellungen werden nach erfolgreicher Vermittlung gelöscht, es sei denn der Bewerber willigt in eine längere Speicherung seiner Daten ein. In jedem Falle kann ein Kandidat jederzeit über den in der Willkommens-E-Mail enthaltenen Löschungs-Link seine Daten löschen.

Sofern Sie Ihre Rechte als Betroffener geltend machen, speichern wir die Ihnen diesbezüglich erteilte Auskunft bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist gemäß § 31 Abs. 2 Nr. 1 OWiG, § 41 Abs. 1 BDSG, Art. 83 Absatz 5 lit b DSGVO für 3 Jahre. Dieser Zeitraum kann sich verlängern, sofern sich die gesetzliche Verjährungsfrist durch Verjährungsunterbrechungen verlängert (z.B. im Rahmen von Anfragen der Aufsichtsbehörden).

Für interne Bewerbungen gilt: Bewerberdaten werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht. Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten gelöscht, sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen bzw. spätestens jedoch nach 5 Jahren. Sollten wir die ausgeschriebene Stelle mit Ihnen besetzen, werden Ihre Daten in unserem Personalmanagementsystem gespeichert.

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Die zur Verfügung gestellten Daten werden innerhalb der Europäischen Union sowie in den USA verarbeitet. Für Staaten ohne Angemessenheitsbeschluss der Kommission nach Artikel 45 DSGVO, wie dies bei den USA der Fall ist gilt, dass wir mit den Empfängern Ihrer Daten grundsätzlich EU-Standarddatenschutzklauseln vereinbaren oder Ihre Einwilligung für den Datentransfer einholen.

Hinweis: Der Schutz von personenbezogenen Daten entspricht in den USA nicht dem von der EU geforderten Datenschutzniveau. Insbesondere fehlen durchsetzbare Rechte, die den Schutz Ihrer Daten gegen den Zugriff von staatlichen Stellen absichern. Es besteht also das Risiko, dass diese staatlichen Stellen auf die personenbezogenen Daten zugreifen können, ohne dass der Datenübermittler oder der Empfänger dies wirksam verhindern können.

6. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat

das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO (d.h. sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen),
das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO (d.h. für den Fall, dass Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind, können Sie die Berichtigung dieser Daten verlangen),
das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO (d.h. Sie haben ggf. das Recht, die Löschung bzw. Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn z.B. für eine solche Verarbeitung kein legitimer Geschäftszweck mehr besteht und gesetzliche Aufbewahrungspflichten die weitere Speicherung nicht erfordern),
das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO (d.h. sie haben ggf. das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln).

Ferner können Sie Einwilligungen, grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG). Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde finden Sie unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

Zusätzlich möchten wir auf Ihr Widerspruchsrecht nach Art 21. DSGVO hinweisen:

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Datenschutz-Grundverordnung (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und es fallen keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen an. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung, z.B. an die oben genannten Kontaktdaten.

7. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Einzelfall?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Wir verarbeiten Ihre Daten auch nicht automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir allerdings in der Regel den Abschluss eines Vertrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

9. Woher erhalten wir Ihre Daten und um welche Kategorien von Daten handelt es sich?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten.

Darüber hinaus erhalten wir Ihre Daten aus folgenden Quellen:

Plattform XING (nur Kontaktdaten),
Plattform LinkedIn (nur Kontaktdaten)

Es handelt sich dabei um allgemeine Personendaten: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.